|
ΣΥΛΛΟΓΟΣ ΥΠΑΛΛΗΛΩΝ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ ΥΠ.Ε.Π.Θ. (Σ.Υ.Π.Υ.Υ.Π.) Δ/ΝΣΗ: Ανδρέα Παπανδρέου 37, 15180 Μαρούσι Ιστοσελίδα: www.sypyp.gr Ε-mail: Αυτή η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προστατεύεται από τους αυτοματισμούς αποστολέων ανεπιθύμητων μηνυμάτων. Χρειάζεται να ενεργοποιήσετε τη JavaScript για να μπορέσετε να τη δείτε. |
Αθήνα 2/11/2022 Αρ. πρωτ.171 ΠΡΟΣ: Γενικό Διευθυντή Στρατηγικού Σχεδιασμού, Προγραμματισμού και Ηλεκ. Διακυβέρνησης κ. Γ .Δασκαλογιάννη
ΚΟΙΝ.: Μέλη μας
|
ΘΕΜΑ: Κεντρικό Πρωτόκολλο και Σύστημα Διακίνησης Εγγράφων
Σχετικό: Το υπ.’ αρ.104/05-09-2022 έγγραφο του ΣΥΠΥΥΠ με θέμα «Απλοποίηση διαδικασιών – Κεντρικό Πρωτόκολλο και Σύστημα Διακίνησης Εγγράφων (ΚΣΗΔΕ)»
Αξιότιμε κ.Δασκαλογιάννη
Σε συνέχεια της δια ζώσης συνάντησης που πραγματοποιήσαμε την Παρασκευή 21-10-2022 μαζί σας, σας εκθέτουμε και γραπτώς τις απόψεις μας σχετικά με ένα από τα σημαντικότερα ζητήματα που θέσαμε υπόψη σας, καθότι θεωρούμε ότι η διευθέτησή του δεν επιδέχεται περαιτέρω αναβολής. Αυτό αφορά το σημαντικότερο εργαλείο κάθε περιφερειακής υπηρεσίας, το πρωτόκολλο και το σύστημα διακίνησης εγγράφων.
Δυστυχώς μέχρι και σήμερα, στις 129 περιφερειακές υπηρεσίες του ΥΠΑΙΘ δεν υπάρχει μία ενιαία λειτουργική πλατφόρμα πρωτοκόλλου, ούτε σύστημα διακίνησης εγγράφων και ανάθεσης εργασιών με αποτέλεσμα η κάθε υπηρεσία να πράττει διαφορετικά, υιοθετώντας λύσεις ανάγκης με ότι αυτό συνεπάγεται από πλευράς λειτουργίας και αποτελεσματικότητας, δαπανών, αξιοποίησης ανθρώπινων και υλικοτεχνικών πόρων, επεκτασιμότητας και διαλειτουργικότητας με άλλα συστήματα.
Ορισμένες υπηρεσίες, όπως οι ΠΔΕ που διαθέτουν αυτόνομο προϋπολογισμό, έχουν προμηθευτεί σύστημα πρωτοκόλλησης και διακίνησης/χρέωσης εγγράφων από ιδιωτικές εταιρείες, με αρκετά υψηλό κόστος εγκατάστασης. Παράλληλα επιβαρύνονται με ετήσιο συμβόλαιο συντήρησης ενώ η διασύνδεση των συστημάτων αυτών με άλλα συστήματα της ίδιας υπηρεσίας ή άλλων υπηρεσιών (π.χ. ΥΠΑΙΘ, άλλες Διευθύνσεις Εκπαίδευσης κ.λ.π.), κρίνεται από δύσκολη έως αδύνατη.
Άλλες περιφερειακές υπηρεσίες, όπως οι ΔΔΕ/ΔΠΕ, χρησιμοποιούν λογισμικά που δημιουργήθηκαν από υπαλλήλους τους, συνήθως μόνο με λειτουργικότητα πρωτοκόλλησης αλλά όχι διακίνησης, χωρίς αυτά να είναι πιστοποιημένα, ασφαλή, ελεγμένα για την ορθότητα λειτουργίας τους ώστε να διασφαλίζουν την εγκυρότητα και την ακεραιότητα των διαδικασιών και των δεδομένων που ορίζονται από το νόμο, με αποτέλεσμα σε ορισμένες περιπτώσεις η χρήση τους να εκθέτει την ίδια τη Διοίκηση.
Να τονίσουμε επίσης ότι, ακόμη και σήμερα, σε ορισμένες περιφερειακές υπηρεσίες, τo πρωτόκολλο τηρείται σε απλά λογιστικά φύλλα (Excel) ενώ υπάρχουν και υπηρεσίες που εξακολουθούν να χρησιμοποιούν την συμβατική έντυπη μορφή του βιβλίου πρωτοκόλλου !
Δεδομένης της πληθώρας προβλημάτων που αντιμετωπίζουν οι περιφερειακές υπηρεσίες του ΥΠΑΙΘ όπως: α) η έλλειψη προϋπολογισμού για προμήθεια και εγκατάσταση συστήματος, τοπικά σε κάθε υπηρεσία, β) αδυναμία κάλυψης διαχειριστικού κόστους συντήρησης, γ) έλλειψης διαλειτουργικότητας υπαρχόντων συστημάτων με άλλα συστήματα διακίνησης εγγράφων, απαιτείται η οριζόντια εφαρμογή για το σύνολο των περιφερειακών υπηρεσιών, ενός κεντρικού συστήματος πρωτοκόλλου και διακίνησης εγγράφων ώστε να αυτοματοποιηθούν οι σχετικές διαδικασίες και οι υπηρεσίες να διαλειτουργήσουν τόσο μεταξύ τους όσο και με το κεντρικό πρωτόκολλο του ΥΠΑΙΘ, εξοικονομώντας παράλληλα υλικούς και ανθρώπινους πόρους και επιτυγχάνοντας τη μέγιστη αποδοτικότητα.
Για τους λόγους αυτούς, παρακαλούμε όπως επιληφθείτε του εν λόγω θέματος το συντομότερο δυνατό ώστε αυτό να διευθετηθεί οριστικά, εξασφαλίζοντας παράλληλα την απαιτούμενη διαλειτουργικότητα μεταξύ των περιφερειακών και λοιπών υπηρεσιών του ΥΠΑΙΘ.
Για το Διοικητικό Συμβούλιο του ΣΥΠΥΥΠ
Ο Πρόεδρος Η Γ. Γραμματέας
Νώντας Αθανασιάδης Μαρία Γρηγορίου
